Mudo SharePoint Ar-lein, adran Llywodraeth y DU

Fel rhan o fenter Peiriannau Llywodraeth, roedd ein tîm yn gyfrifol am drosglwyddo data rhwng dau denant SharePoint Online ar wahân o fewn llywodraeth y DU. Roedd y mudo hwn yn angenrheidiol i gefnogi ad-drefnu adrannau o ganlyniad i'r ailstrwythuro.

Roedd hwn yn fudo data ar raddfa fawr o dros 700 o safleoedd SharePoint a dros 27 Terabyte o ddata, i ddeall y raddfa sy'n cyfateb i dros 23.5 miliwn o gopïau o War and Peace!

Heriau

• Yr holl ddata sydd angen ei ddadansoddi a'i ad-drefnu'n drylwyr cyn mudo oherwydd yr ailstrwythuro sefydliadol
• Sicrhau nad oes unrhyw lygredd na cholled wrth symud swm anferthol o ddata
• Cadw hanes fersiwn a metadata heb gynyddu anghenion storio a chymhlethdod yn sylweddol
• Sicrhau bod gan staff fynediad darllen i ffeiliau yn ystod ffenestri mudo
• Gallu i ddirwyn y broses yn ôl heb unrhyw darfu ar y defnyddiwr terfynol
• Osgoi cyfyngu data gan ddau denant y Llywodraeth

Yr Ateb

• Fe wnaethom gefnogi tîm Rheoli Hysbysrwydd a Gwybodaeth yr adran gyda chynllunio, dadansoddi a mapio data
• Fe wnaethom ddatblygu templedi cyfathrebu a mapio, cyflwyno cyflwyniadau, ymateb i ymholiadau defnyddwyr a phenderfyniadau mapio data arweiniol
• Fe wnaethom gyflwyno tri gweithdy defnyddwyr terfynol bob wythnos i helpu defnyddwyr gyda'r pontio
• Ymfudiadau wedi'u trefnu a'u gweithredu gan ddefnyddio awtomeiddio arferol, wedi'u teilwra i ofynion yr adran
• Mudo cyfochrog gan ddefnyddio sawl gweinydd mudo ShareGate pwerus iawn
• Adroddiadau cyn ac ar ôl mudo i gymharu cyfrif, meintiau a chaniatâd eitemau

Canlyniadau a Buddion

• Cafodd cynnwys sydd bellach yn eiddo i'r adran ei fudo'n llwyddiannus i'w tenant SharePoint Online heb golled na llygredd
• Mae gan ddefnyddwyr cywir fynediad at y data sydd ei angen arnynt ar un platfform diogel
• Cynnal metadata a rheoli fersiwn
• Ni brofwyd unrhyw amser segur
• Mudo wedi'i gwblhau cyn yr amserlen